Trước 1/4/2001, thâm niên và thu nhập được ghi trong sổ lao động, dù sổ này đã ngừng sử dụng hơn một thập kỷ nhưng vẫn then chốt cho người làm việc trước mốc thời gian đó. Nếu bị mất, pháp luật cho phép chứng minh thời gian đóng góp bằng giấy tờ khác để không ảnh hưởng quyền nghỉ hưu, theo giải thích của giám đốc điều hành Cơ quan Hưu trí Thành phố București (Casa de Pensii a Municipiului București) Cristiana Dumitrescu.

Từ 1/4/2001, toàn bộ đóng góp xã hội và thu nhập được số hóa, lưu trong cơ sở dữ liệu của Cơ quan Hưu trí Công cộng Quốc gia (Casa Națională de Pensii Publice - CNPP). Theo Luật số 19/2000, người sử dụng lao động nộp định kỳ khai báo về đóng góp và danh sách lao động, giúp cơ quan hưu trí tự động lấy dữ liệu khi giải quyết hồ sơ, người nghỉ hưu không còn phải thu thập xác nhận cho giai đoạn sau 2001.

Đối với thời gian làm việc trước 2001, khi mất sổ lao động hoặc sổ không ghi đủ thu nhập, cần có xác nhận do người sử dụng lao động cũ hoặc đơn vị lưu trữ hợp pháp cấp; các khoản thu nhập bổ sung như thưởng, phụ cấp không ghi trong sổ cũng cần xác nhận. Nếu doanh nghiệp đã giải thể, có thể xin giấy tờ từ đơn vị đang giữ lưu trữ hợp pháp hoặc các đơn vị được Lưu trữ Quốc gia (Arhivele Naționale) ủy quyền; khi không còn hồ sơ, có thể dùng chứng cứ hợp pháp khác hoặc khởi kiện để tòa án tái lập thâm niên.

CNPP có thể yêu cầu thêm giấy tờ để kiểm tra, đặc biệt với trường hợp xếp vào các nhóm lao động I và II trước đây. Hồ sơ có thể gồm: quyết định hành chính xếp nhóm lao động; hợp đồng lao động cá nhân hoặc tập thể; quyết định nội bộ của doanh nghiệp; trích sao bảng lương thể hiện bộ phận hoặc nơi làm việc; và các chứng từ lưu trữ liên quan. Người sử dụng lao động hoặc đơn vị lưu trữ có nghĩa vụ cung cấp khi CNPP hoặc các cơ quan hưu trí địa phương yêu cầu.

Khi làm mất sổ lao động, bước đầu tiên là khai báo mất trên Công báo (Monitorul Oficial). Thủ tục có thể thực hiện trực tuyến với đơn đề nghị đăng, bản sao giấy tờ định danh và bản sao sổ lao động nếu có; việc đăng thông báo chỉ là thủ tục pháp lý, chưa phải chứng cứ xác lập thâm niên.

Trong thực tế, thâm niên được chứng minh bằng xác nhận gốc do người sử dụng lao động, đơn vị lưu trữ hợp pháp hoặc tổ chức được Lưu trữ Quốc gia ủy quyền cấp; xác nhận cần nêu rõ thời gian làm việc, chức danh, lương và các khoản phụ cấp thường xuyên hoặc không thường xuyên, đồng thời giải thích mọi khoảng thời gian không có trong sổ. Trường hợp thiếu hồ sơ có thể yêu cầu tòa án tái lập dữ liệu; còn với giai đoạn sau 1/4/2001, dữ liệu thu nhập và đóng góp đã có sẵn trong hệ thống của CNPP, giúp đơn giản hóa thủ tục nghỉ hưu.